Gewerbliche Betriebskostenabrechnung: Effizient und Transparent

Was bei der gewerblichen Betriebskostenabrechnung zu beachten ist

Worauf Sie bei der gewerblichen Betriebskostenabrechnung achten sollten

Wir helfen Ihnen bei der effizienten und fehlerfreien gewerblichen Betriebskostenabrechnung,

Die gewerbliche Betriebskostenabrechnung muss andere Anforderungen erfüllen als die Abrechnung von Privatvermietungen – und ist in vielen Fällen fehlerbehaftet. Wir erklären, wie Sie typische Fallstricke umgehen, um Zeit und Geld zu sparen.

Gewerbliche Betriebskostenabrechnung: Pflicht für jeden Vermieter

Die Betriebskostenabrechnung ist eine regelmäßige Pflichtaufgabe für jeden Vermieter. Dabei werden die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters mit den tatsächlichen Kosten für die Nebenkosten verrechnet. Das Ergebnis ist dem Mieter nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Er erhält dann eine Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten oder eine Aufforderung zur Nachzahlung. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgelegt, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Folgende Angaben sollten in einer gewerblichen Betriebskostenabrechnung enthalten sein:

Zeitraum der Abrechnung
Kosten
Vorauszahlungen
Umlageschlüssel
Rechnung für den jeweiligen Mieteranteil
Höhe der Erstattung oder Nachzahlung

(Quelle: Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (BetrKV))

Seit 2023 müssen auch die CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt werden und entsprechend in der gewerblichen Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Dies ist in Mietverträgen entsprechend festzuhalten. (Quelle: Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG))

Unterschiede zwischen privater und gewerblicher Nebenkostenabrechnung

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind einige Unterschiede zwischen Gewerbe- und Privatvermietungen zu beachten. Bei der Gewerbevermietung handelt es sich um eine Geschäftsbeziehung zwischen gleichberechtigten Kaufleuten. Entsprechend gelten nicht so hohe Mietschutzbestimmungen wie bei Privatvermietungen und gewerbliche Vermieter und gewerbliche Mieter können individuelle Vereinbarungen treffen.

Bei der gewerblichen Betriebskostenabrechnung muss zudem eine Aufschlüsselung von Betriebskosten und Umsatzsteuer erfolgen. Die Vermietung von Gewerberäumen ist zwar grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Vermieter können aber freiwillig die Umsatzsteuer ausweisen, wenn das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist. Dann können Vermieter auch den Vorsteuerabzug für Ausgaben nutzen. Bei umsatzsteuerfreien Unternehmen wie Arztpraxen oder Versicherungen erfolgt für gewöhnlich auch die Vermietung umsatzsteuerfrei.

Die Fristen für gewerbliche Betriebskostenabrechnungen unterscheiden sich stellenweise von Privatvermietungen. Insbesondere bei der Erstellung und der Verjährung von Nachzahlungsansprüchen gibt es Abweichungen, die verschiedene Ausprägungen, je nach Vereinbarungen, haben können. Standardmäßig gelten folgende Regelungen:

- Wie in der Wohnraummiete ist auch in der Gewerberaummiete binnen eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode abzurechnen, dagegen gilt in der Gewerberaummiete dies jedoch nicht als Ausschlussfrist.

- Der Gewerbevermieter hat keine Frist zur Erstellung der Abrechnung, solange es keine wirksame Ausschlussfristvereinbarung im Mietvertrag gibt.

- Möglichkeiten, eine Ausschlussfrist im Gewerberaum mietvertraglich zu vereinbaren, bestehen jedoch hohe Anforderungen, damit diese wirksam sind.

- Hürden bestehen insbesondere da, wo zu Lasten des anderen Vertragspartners Verträge „gestellt“ werden, also „AGBV-Recht“ gilt.

- Der Gewerberaummieter kann nach Erhalt der formell ordnungsgemäßen Abrechnung innerhalb der allgemein Verjährungsfrist Widerspruch einlegen, solange keine korrekt vereinbarte Widerspruchsfristvereinbarung besteht und/oder die Verwirkung des Anspruchs nicht entgegensteht.

- Falls der Gewerbevermieter nicht binnen eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode abrechnet, hat der Mieter die Möglichkeit, die Vorauszahlungen im laufenden Mietverhältnis einzustellen und ggf. eine Klage auf Abrechnung vorzunehmen.

- Bei einem beendeten Mietverhältnis besteht u.U. auch die Möglichkeit, die Vorauszahlung zurückzufordern, wenn der Mieter im Vorfeld die Einstellung der laufenden Vorauszahlungen nicht vornehmen konnte. Andernfalls verbleibt es bei der Klage auf Abrechnung.

- Im Gewerberaum gilt die allgemeine Verjährungsfrist. Das Abrechnungsergebnis verjährt nach 3 Jahren zum Jahresende, sollten keine Vorkehrungen zur Hemmung getroffen worden sein.

- Bei einem Mietverhältnis über Gewerberaum rechtfertigt allein die Übersendung der Betriebskostenabrechnung und der vorbehaltlose Ausgleich einer sich daraus ergebenden Nachforderung durch den Mieter nicht die Annahme eines deklaratorischen Schuldanerkenntnisses, das einer nachträglichen Korrektur der Betriebskostenabrechnung entgegensteht.

Grundlagen im Mietvertrag für die gewerbliche Betriebskostenabrechnung

Das gewerbliche Verhältnis ermöglicht individuelle Vereinbarungen im Mietvertrag. Das bedeutet auch, dass alle Posten, die auf den Mieter umgelegt werden sollen, explizit im Mietvertrag aufgeführt werden müssen.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten, den Mietvertrag mit dem Geschäftspartner zu gestalten:

Im Mietvertrag kann auf die Betriebskostenverordnung verwiesen werden. Dadurch sind alle dort in § 2 aufgeführten Nebenkosten umlagefähig. Zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen die Kosten für Wasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung und Grundsteuer. (Quelle: Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (BetrKV))
Sollen sonstige Betriebskosten umgelegt werden, müssen diese im Mietvertrag oder in dessen Anlage eindeutig benannt werden. So kann im Mietvertrag vereinbart werden, dass in der gewerblichen Betriebskostenabrechnung auch Kosten für Instandhaltung, Wartung und Verwaltung der Immobilie aufgeführt werden. (Quelle: § 556 BGBG Vereinbarungen über Betriebskosten)

Gewerbliche Betriebskostenabrechnung bei gemischt genutzten Immobilien

Werden in einem Objekt sowohl Privat- als auch Gewerbevermietungen durchgeführt, kann der klassische Umlageschlüssel für gewöhnlich nicht angewendet werden. Gewerbemieter haben nämlich meist höhere Betriebskosten, da sie durch ihre Tätigkeiten einen höheren Verbrauch bei Strom, Wasser und Müll haben. Dies muss in der Betriebskostenabrechnung für gemischt genutzte Immobilien berücksichtigt werden, damit die höheren Beträge nicht auch auf die Privatmieter umgelegt werden.

Um korrekt zu rechnen, sollten zunächst die Kosten des Gewerbemieters von der Betriebskostenabrechnung abgezogen werden. Erst danach sollte die Umlage auf die privaten Mieter erfolgen

Fazit: Gewerbliche Betriebskostenabrechnung besser zusammen mit Experten

Die gewerbliche Betriebskostenabrechnung ist an einigen Stellen komplexer als die Abrechnung von Nebenkosten bei Privatvermietungen. Wichtig ist vor allem, die umlagefähigen Kosten im Mietvertrag aufzuführen und bei der Mischnutzung die Umlage korrekt zu berechnen.

Insgesamt ist die Fehleranfälligkeit bei gewerblichen Betriebskostenabrechnungen hoch: Etwa 80 Prozent der gewerblichen Betriebskostenabrechnungen sind fehlerhaft. In den meisten Fällen steckt keine böse Absicht dahinter – vielmehr überfordern komplexe rechtliche Bestimmungen oft sowohl Mieter als auch Vermieter. Zudem werden die geltenden Regelungen kontinuierlich durch neue Vorschriften erweitert, wie etwa durch Anforderungen zu erneuerbaren Energien oder die Aufteilung der CO₂-Kosten.

Damit Mieter nicht durch Fehler in ihrer gewerblichen Betriebskostenabrechnung zu viel zahlen, kann die Unterstützung durch Experten für Mietvertragsmanagement sinnvoll sein, die im Zweifel zusammen mit dem Mieter die Abrechnung anfechten.

reccom: Ihre Experten für Immobilienmanagement und gewerbliche Betriebskostenabrechnungen

reccom sind Ihre Experten für Immobilienmanagement. Wir unterstützen unsere Klienten bei allen Belangen rund um das Mietvertragsmanagement. Unsere Dienstleistungen bieten Ihnen umfassende Lösungen im professionellen Mietvertragsmanagement – effizient, zielgerichtet und digital.

Zu unseren Serviceleistungen gehört unter anderem das gewerbliche Mietvertragsmanagement. Im Rahmen dessen prüfen wir Ihre privaten und gewerblichen Betriebskostenabrechnungen, stellen die notwendigen Widersprüche und verhandeln die Gutschriften für Sie. Auf Wunsch zeigen wir ferner auf, wo Optimierungen an Mietverträgen sinnvoll sind.

Unsere Leistungen im Rahmen des Services für gewerbliche Betriebskostenabrechnungen:

Wie in der Wohnraummiete ist auch in der Gewerberaummiete binnen eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode abzurechnen, dagegen gilt in der Gewerberaummiete dies jedoch nicht als Ausschlussfrist.

Der Gewerbevermieter hat keine Frist zur Erstellung der Abrechnung, solange es keine wirksame Ausschlussfristvereinbarung im Mietvertrag gibt.

Möglichkeiten, eine Ausschlussfrist im Gewerberaum mietvertraglich zu vereinbaren, bestehen jedoch hohe Anforderungen, damit diese wirksam sind.

Hürden bestehen insbesondere da, wo zu Lasten des anderen Vertragspartners Verträge „gestellt“ werden, also „AGBV-Recht“ gilt.

Der Gewerberaummieter kann nach Erhalt der formell ordnungsgemäßen Abrechnung innerhalb der allgemein Verjährungsfrist Widerspruch einlegen, solange keine korrekt vereinbarte Widerspruchsfristvereinbarung besteht und/oder die Verwirkung des Anspruchs nicht entgegensteht.

Falls der Gewerbevermieter nicht binnen eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode abrechnet, hat der Mieter die Möglichkeit, die Vorauszahlungen im laufenden Mietverhältnis einzustellen und ggf. eine Klage auf Abrechnung vorzunehmen.

Bei einem beendeten Mietverhältnis besteht u.U. auch die Möglichkeit, die Vorauszahlung zurückzufordern, wenn der Mieter im Vorfeld die Einstellung der laufenden Vorauszahlungen nicht vornehmen konnte. Andernfalls verbleibt es bei der Klage auf Abrechnung.

Im Gewerberaum gilt die allgemeine Verjährungsfrist. Das Abrechnungsergebnis verjährt nach 3 Jahren zum Jahresende, sollten keine Vorkehrungen zur Hemmung getroffen worden sein.

Bei einem Mietverhältnis über Gewerberaum rechtfertigt allein die Übersendung der Betriebskostenabrechnung und der vorbehaltlose Ausgleich einer sich daraus ergebenden Nachforderung durch den Mieter nicht die Annahme eines deklaratorischen Schuldanerkenntnisses, das einer nachträglichen Korrektur der Betriebskostenabrechnung entgegensteht.