Viele Firmen besitzen oder nutzen mehrere Immobilien – sei es für administrative Zwecke, Produktion oder andere betriebliche Aktivitäten. Dadurch entsteht eine Vielzahl an Mietverträgen, die einen erheblichen Verwaltungsaufwand bedeuten, insbesondere da das Management von Immobilien oft nicht zum Kerngeschäft gehört.
Gewerbemietverträge stellen dabei eine besondere Herausforderung dar, da sie wesentlich flexibler als Wohnraummietverträge gestaltet werden können. Dies erfordert eine sorgfältige Prüfung aller Vertragsdetails bereits bei der Unterzeichnung. Zudem enthalten viele dieser Vereinbarungen Klauseln wie Indexmieten, die aufgrund inflationsbedingter Anpassungen zu steigenden Kosten führen können. Auch die Betriebskostenabrechnung erfordert genaue Kontrolle, da nicht sämtliche Ausgaben automatisch auf den Mieter übertragbar sind. Wer Fristen versäumt oder Einsparpotenziale ungenutzt lässt, läuft Gefahr, unnötige Kosten zu tragen.
Aus diesem Grund sollten Unternehmen ab einer bestimmten Größe ein professionelles Immobiliencontrolling aufsetzen, um ihre Immobilienbestände strategisch und kosteneffizient zu verwalten.
Das Immobiliencontrolling ist ein spezialisierter Bereich des Controllings, bei dem es um die effiziente Verwaltung, Analyse und Entwicklung von Immobilienbeständen eines Unternehmens geht. Dazu werden alle relevanten Daten und Kennzahlen der Gewerbeimmobilien erfasst, analysiert und kontinuierlich überwacht, um bei Fehlentwicklungen frühzeitig reagieren zu können.
Zentral im Immobiliencontrolling ist natürlich die Kostenkontrolle. Kostenpunkte wie Mieten, Betriebskosten, Instandhaltungsaufwendungen und Finanzierungskosten werden auf Optimierungspotenziale untersucht. Zudem gehört die Budget- und Liquiditätsplanung zum Immobiliencontrolling.
Ein weiterer Teilbereich des Immobiliencontrollings ist das Risiko- und Vertragsmanagement. Dazu werden Dokumente wie Mietverträge und Wertsicherungsklauseln genau geprüft und bei Bedarf optimiert. Für die langfristige Planung werden Marktanalysen durchgeführt. Dabei werden bestehende und mögliche künftige Standorte bewertet, um strategische Entscheidungen zur Weiterentwicklung des Immobilienportfolios zu treffen.
Das Immobiliencontrolling deckt mehrere Aufgabenbereiche ab, um Immobilienbestände wirtschaftlich zu steuern und langfristig zu optimieren. Dazu gehören:
Wussten Sie, dass über 80 Prozent der gewerblichen Nebenkostenabrechnungen Fehler enthalten? Oft liegt dem keine böswillige Absicht zugrunde, sondern die Komplexität rechtlicher Vorgaben überfordert oftmals sowohl Mieter als auch Vermieter. Regelmäßige Gesetzesänderungen – etwa zu erneuerbaren Energien oder der CO₂-Kostenaufteilung – machen die Abrechnungen noch komplexer und undurchsichtiger. Nur erfahrene Experten erkennen Ungenauigkeiten, die für Gewerbemieter erhebliche finanzielle Folgen haben können. Mit einem professionellen Immobiliencontrolling werden Nebenkostenabrechnungen sowohl formal als auch rechnerisch geprüft und mit den vertraglichen Vereinbarungen abgeglichen.
Wertsicherungsklauseln
Indexklauseln, auch als Wertsicherungsklauseln bekannt, sind ein zentraler Bestandteil vieler Gewerbemietverträge. Sie koppeln die Miethöhe an eine wirtschaftliche Referenzgröße, um Wertverluste durch Inflation zu vermeiden. Die korrekte Interpretation und Berechnung einer Wertsicherungsklausel erfordern jedoch spezialisiertes Wissen und kontinuierliche Schulung. Nicht jede Formulierung ist rechtskonform, und häufig schleichen sich Fehler bei der Berechnung von Mietanpassungen ein. In einigen Fällen entsprechen die verwendeten Klauseln nicht den gesetzlichen Vorgaben, was zu rechtlichen Unsicherheiten führen kann. Im Rahmen des Immobiliencontrollings werden Indexklauseln geprüft und potenzielle Fehler identifiziert, sodass eine rechtskonforme Anwendung gewährleistet ist.
Fristenmanagement
Je mehr Gewerbemietverträge ein Unternehmen verwaltet, desto komplexer wird es, den Überblick über alle wichtigen Fristen zu behalten. Vertragslaufzeiten, Verlängerungsoptionen, Abrechnungszeiträume, Zahlungs-, Kündigungs- und Verjährungsfristen – die Liste der Termine ist umfangreich und erfordert eine strukturierte Verwaltung. Ein professionelles Fristenmanagement im Rahmen des Immobiliencontrollings sorgt für maximale Transparenz und stellt sicher, dass Sie stets über Mietvertragslaufzeiten und Betreiberpflichten informiert sind. Dadurch minimieren Sie rechtliche sowie finanzielle Risiken und profitieren von einer höheren Vertragssicherheit.
Mietvertragsoptimierung
Die Erfahrung zeigt, dass bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung oft erheblicher Optimierungsbedarf in Gewerbemietverträgen besteht. Im Immobiliencontrolling werden daher Klauseln und Vereinbarungen analysiert, die für Mieter nachteilig sind und verbessert werden können. Dazu zählen unter anderem Kosten für Instandhaltung, Reparaturen und technische Ausstattung, ebenso wie Pauschalen, Vorauszahlungen und die Umlagefähigkeit bestimmter Betriebskosten. Davon ausgehend werden Optimierungsvorschläge erarbeitet, um für Verhandlungen mit dem Vermieter bestens vorbereitet zu sein.
CO₂-Kostenaufteilung
Seit dem 1. Januar 2023 regelt das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG), dass die brennstoffbezogenen CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser zwischen Mietern und Vermietern aufgeteilt werden. Wie genau diese Kostenverteilung erfolgt, hängt unter anderem davon ab, wer Vertragspartner des Energieversorgers ist.
Die Abrechnung dieser Kosten unterliegt komplexen formalen Vorgaben und Fristen. Zudem gibt es Ausnahmen sowie erhöhte Nachweispflichten, die es zu beachten gilt. Ein fehlerhafter Umgang mit diesen Regelungen kann zu finanziellen Nachteilen führen. Im Rahmen des Immobiliencontrollings wird Ihre Abrechnung detailliert geprüft, damit Forderungen form- und fristgerecht gegenüber dem Vermieter geltend gemacht werden können. Zudem kann ein Controlling der CO₂-Kosten in den Prüfprozess für die jährliche Betriebskostenabrechnung integriert werden.
FM-Qualitätsmanagement
Für Filialisten, Produktionsbetriebe und Unternehmen mit mehreren Standorten ist ein strukturiertes Facility Management (FM)-Qualitätsmanagement entscheidend. FM-Dienstleister übernehmen zahlreiche essenzielle Aufgaben, die zwar nicht zum Kerngeschäft gehören, aber unerlässlich für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sind. Das technische und infrastrukturelle Facility Management stellt sicher, dass Immobilien und Einrichtungen optimal instand gehalten und effizient genutzt werden.
Die Koordination und Verwaltung dieser Dienstleistungen stellen jedoch eine erhebliche Herausforderung dar. Genau hier setzt das Immobiliencontrolling an: Durch eine Bedarfsanalyse können geeignete Konzepte und Anbieter ausgewählt werden, die nicht nur operativ entlasten, sondern sich auch Effizienz und Servicequalität auszeichnen.
Standortentwicklung
Ein professionelles Immobiliencontrolling ist essentiell für eine erfolgreiche Filial- und Standortstrategie. Besonders im Expansionsmanagement gibt es zahlreiche Möglichkeiten, durch gezielte Vertragsoptimierungen Mietkosten zu senken und Laufzeiten strategisch anzupassen. So kann durch ein professionelles Immobiliencontrolling dafür gesorgt werden, dass Standortentscheidungen wirtschaftlich, effizient und zukunftssicher getroffen werden.
reccom ist Ihr kompetenter Partner für Immobiliencontrolling und unterstützt Sie mit maßgeschneiderten Lösungen für eine effiziente Verwaltung und Entwicklung Ihrer Immobilien.Wir bieten Ihnen dafür ein umfangreiches Leistungsportfolio im Bereich Immobiliencontrolling, das auf eine nachhaltige Effizienzsteigerung ausgelegt ist. Mit unserer Fachkompetenz identifizieren wir Verbesserungspotenziale in Ihren Gewerbemietverträgen, überwachen Kostenentwicklungen und analysieren Vertragsnachträge, um Ihnen maximale Transparenz und Entscheidungsfreiheit zu ermöglichen.
Auf Basis unserer detaillierten Auswertungen entwickeln wir konkrete Optimierungsstrategien, die Ihnen eine fundierte Verhandlungsposition gegenüber Ihrem Vermieter verschaffen – sei es bei einer Vertragsverlängerung oder dem Abschluss eines neuen Mietvertrags. Darüber hinaus bereiten wir alle relevanten Daten übersichtlich in digitaler Form für Sie auf, sodass Sie jederzeit die volle Transparenz über Ihre Immobilienbestände haben.
Unsere Leistungen im Bereich Immobiliencontrolling:
reccom unterstützt Sie im Immobiliencontrolling auch bei der Auswahl und effizienten Nutzung von Softwarelösungen für Immobilienmanagment. Wir bieten praxisnahe Beratung für Corporate Real Estatement Software (CREM Software), strukturieren und organisieren Ihre immobilienbezogenen Daten und integrieren sie gezielt in das System. Darüber hinaus übernehmen wir die kontinuierliche Verwaltung, Pflege und Optimierung der Daten, führen umfassende Prüfungen durch und begleiten Sie mit einer klar definierten und abgestimmten Swimlane in Ihren täglichen Abläufen.
Gern präsentieren wir Ihnen unser umfassendes Beratungs- und Dienstleistungsportfolio persönlich. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, und wir entwickeln gemeinsam ein individuell abgestimmtes Leistungspaket für ein Immobiliencontrolling, mit dem Sie Ihr Immobilienportfolio effizient und zukunftssicher verwalten und entwickeln können.
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